|
«Секретарь-референт»
Программный комплекс «Секретарь-референт» предназначен для автоматизации процесса учета и планирования встреч и совещаний с участием руководителя, контроля исполнения приказов и поручений руководства организации, в соответствии с методологией управления персоналом, а также ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.
Отличительная особенность от конкурирующих программ – никакой избыточности в функциональности, нацеленность программы на решение конкретной задачи: «добиться 100% учета поручений руководства, своевременное напоминания исполнителям о сроках исполнения, фиксации результата исполнения и формирования статистики по исполнению мероприятий приказов и распоряжений».
Не секрет, что решения многих совещаний фиксируются в протоколах и зачастую остаются на бумаге. Если на предприятии активно используются методы управления с изданием приказов, указаний и распоряжений, то таким массивом данных трудно управлять. Создание большого штата секретарей не решит проблему, и станет обременительным. Мы рекомендуем автоматизировать данную работу на платформе ПК «Секретарь-референт»
В программе всем пользователям устанавливается единое клиентское приложение по количеству приобретенных клиентских лицензий. Приобретаемый базовый пакет программы изначально включает 3 пользователя, из них 1 пользователь наделяется правами администратора БД. Права доступа пользователей, справочники и настройки определяются администратором БД. При необходимости можно приобрести любое число пользовательских лицензий.
Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 и максимально задействует ее производительность и масштабирование.
Пользователи: Руководители, секретари-референты, сотрудники (исполнители).
Основные объекты учета «Секретарь-референт»
Основными объектами учета в программе являются:
- Расписание руководителя
- Приказы
- Поручения
- Совещания
- Задачи
Дополнительные (компонента «Учет корреспонденции»)
- Входящие документы
- Исходящие документы
Вспомогательные сервисы
- Печать конвертов;
- Формирование «Списка почтовых отправлений»
- Сканирование документов (поточное)
- Шаблоны и СТП (стандарты предприятия);
Всего в системе 3 категории пользователей:
- Руководитель
- Секретарь-референт
- Исполнитель
Преимущества программного комплекса
- Автоматизация трудоемких функций секретаря в короткие сроки и с минимальными затратами;
- Наличие процедур позволяющих укрепить исполнительскую дисциплину, взять под контроль ход исполнения поручений и приказов;
- Наличие в едином программном комплексе функций делопроизводства и управления процессом реализаций мероприятий приказов;
- Возможность хранения больших объемов текущих карточек и архива;
- Высокая скорость на поиске документов;
- Наличие типовых форм отчетов, бланков и журналов учета;
- Низкая стоимость владения, т.к. комплекс работает на платформе бесплатной версии MS SQL Server 2005 Express Edition.
Архитектура программного комплекса:
 |
АРМ "Секретарь-референт"
|
|
- Формировать и поддерживать в актуальном состоянии Расписание руководителя;
- Назначать совещания. Формировать повестку совещания, назначать участников и докладчиков. При этом, программа автоматически высылает приглашение участникам и напоминания;
- Вести протокол совещания и отслеживать результат исполнения решений;
- Назначать поручения исполнителям и отслеживать ход их исполнения;
- Вести учет собственных задач.
- Организация и ведение системы делопроизводства в полном объеме (регистрация, учет, контроль, хранение, статистический анализ);
- Формирование номенклатурных дел;
- Ведение справочников, распределение прав доступа;
- Копирование\восстановление БД.
- Формирование отчетов из БД.
|
|
АРМ "Руководитель"
|
|
- Удобный просмотр Расписания (на день, неделю, месяц);
- Планировать совещания;
- Отслеживать ход исполнений решений и поручений;
- При необходимости, просмотреть Протокол любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
- Просмотр переписки.
|
|
АРМ "Исполнитель"
|
|
- Получение уведомлений о поступлении на его имя корреспонденции или поручения, участия в совещании;
- Просмотр своей корреспонденции и поручений;
- Заполнение карточки Поручение (заполнение полей результат исполнения, дата исполнения…)
- Формирование отчетов по своим документам;
- Использование справочника «Сотрудники» как телефонного справочника и справочника Ф.И.О, должности и электронных адресов сотрудников предприятия.
- Использование типовых бланков из раздела «Шаблоны и СТП»
- Доступ к актуальным документам (Инструкциям и Положениям, составляющих стандарты предприятия).
|
Базовый комплект, включает в себя серверную часть и 3 клиентских лицензии.
Работу программного комплекса можно организовать:
- в локальной сети с несколькими десятками пользователей
- на одном компьютере (например, делопроизводителя)
|
Требования
к операционной системе и оборудованию
|
|
| |
cервер |
рабочие станции |
|
Операционная система
|
MS Windows
XP Prof/Vista |
MS Windows
2000/XP Prof/Vista |
| Процессор |
Pentium IV 1,5 GHz |
Pentium III 1.0 GHz |
| Оперативная
память |
512 Мбайта |
256 Мбайта |
| Свободное пространство
на жестком диске |
1 Гб |
100 Мб |
|
Немаловажно:
Разработчики программного комплекса руководствовались
принципом «практичность и доступность», поэтому
он выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса
и не требует специального обучения сотрудников -
исходя из нашего опыта, обычный неискушенный пользователь
ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за
1 час.
Постоянно работает «горячая линия» для клиентов.
Кроме этого, в комплекте есть понятная и исчерпывающая
инструкция пользователя.
|
