|
Необходимый элемент успешного бизнеса
Программный комплекс «Делопроизводство 3.0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», а также ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.
Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 и максимально задействует ее производительность и масштабирование.
Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Вполне достаточно имеющихся у вас ПК, к примеру, с процессором от Pentium IV и ОЗУ от 256 Мб. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.
Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.
Наряду с основной функцией по ведению делопроизводства, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины. Таким образом, от простого делопроизводства можно перейти на уровень формирования и автоматического направления исполнителям поручений и обеспечить контроль их исполнения.
Применение компоненты «Шаблоны и СТП» программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с утвержденными в организации едиными формами документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.
Наряду с делопроизводителем программа может успешно эксплуатироваться помощниками и референтами директоров, сотрудниками аппарата ген. директора и секретариата. Дополнительная компонента «Секретарь-референт» позволяет организовать совещания, расписание директора, организовать контроль выполнения мероприятий совещаний, учет текущих задач секретаря и т.д.
Основные объекты учета «Делопроизводство 3.0»
Основными объектами учета в программе являются:
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Приказы
- Поручения
Дополнительные (компонента «Секретарь-референт)
Совещания
Расписание руководителя
Задачи
Вспомогательные сервисы
Печать конвертов;
Формирование «Списка почтовых отправлений»
Сканирование документов (поточное)
Шаблоны и СТП;
Всего в системе 4 категории пользователей:
Делопроизводитель
Руководитель
Секретарь-референт
Исполнитель
Преимущества программного комплекса «Делопроизводство 3.0»
- Автоматизация делопроизводства в короткие сроки и с минимальными затратами;
- Наличие процедур позволяющих укрепить исполнительскую дисциплину, взять под контроль ход исполнения поручений и приказов;
- Наличие в едином программном комплексе функций делопроизводства и управления процессом реализаций мероприятий приказов;
- Возможность хранения больших объемов текущих карточек и архива;
- Высокая скорость на поиске документов;
- Наличие типовых форм отчетов;
- Низкая стоимость владения, т.к. комплекс работает на платформе бесплатной версии БД MS SQL Server 2014.
Архитектура программного комплекса:
«Делопроизводство 3.0» - это два взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Делопроизводитель» и АРМ «Исполнитель». Ниже приведены их основные функциональные возможности:
 |
АРМ "ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ" (с правами администратора БД)
|
|
- Организация и ведение системы делопроизводства в полном объеме (регистрация, учет, контроль, хранение, статистический анализ);
- Формирование номенклатурных дел;
- Ведение справочников, распределение прав доступа;
- Копирование\восстановление БД.
- Формирование отчетов из БД.
|
|
АРМ "Секретарь-референт"
|
|
- Формировать и поддерживать в актуальном состоянии Расписание руководителя;
- Назначать совещания. Формировать повестку совещания, назначать участников и докладчиков. При этом, программа автоматически высылает приглашение участникам и напоминания;
- Вести протокол совещания и отслеживать результат исполнения решений;
- Назначать поручения исполнителям и отслеживать ход их исполнения;
- Вести учет собственных задач.
|
|
АРМ "Руководитель"
|
|
- Удобный просмотр Расписания (на день,неделю,месяц);
- Планировать совещания;
- Отслеживать ход исполнений решений и поручений;
- При необходимости, просмотреть Протокол любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
- Просмотр переписки.
|
|
АРМ "ИСПОЛНИТЕЛЬ"
|
|
- Получение уведомлений о поступлении на его имя корреспонденции или поручения;
- Просмотр своей корреспонденции и поручений;
- Заполнение карточки Поручение (заполнение полей результат исполнения, дата исполнения…)
- Формирование отчетов по своим документам;
- Использование справочника «Сотрудники» как телефонного справочника и справочника Ф.И.О, должности и электронных адресов сотрудников предприятия.
|
Базовый комплект, включает в себя серверную часть и 3 клиентских лицензии.
Работу программного комплекса можно организовать:
- в локальной сети с несколькими десятками пользователей
- на одном компьютере (например, делопроизводителя)
|
Требования
к операционной системе и оборудованию
|
|
| |
cервер |
рабочие станции |
|
Операционная система
|
MS Windows
XP Prof/Vista |
MS Windows
2000/XP Prof/Vista |
| Процессор |
Pentium IV 1,5 GHz |
Pentium III 1.0 GHz |
| Оперативная
память |
512 Мбайта |
256 Мбайта |
| Свободное пространство
на жестком диске |
1 Гб |
100 Мб |
|
Немаловажно:
Разработчики программного комплекса руководствовались
принципом «практичность и доступность», поэтому
он выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса
и не требует специального обучения сотрудников -
исходя из нашего опыта, обычный неискушенный пользователь
ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за
1 час.
Постоянно работает «горячая линия» для клиентов.
Кроме этого, в комплекте есть понятная и исчерпывающая
инструкция пользователя.
Клуб пользователей ПК «Делопроизводство 3.0»
- ОАО «Молочный комбинат «Южно-Сахалинский»
- Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Башкортостан
- Управление Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзора) по Орловской области
- Закрытое акционерное общество «Уренгойгидромеханизация»
- "МУП Энергия г. Новосибирска"
- Агропромышленный союз России
- ООО «СоюзМаш России»
- Управление государственной службы занятости населения Республики Адыгея
- «Чкаловские верфи»
- МУ «Департамент финансов Администрации города Лабытнанги» (75 пользователей)
- ОАО «Волжский электромеханический завод»
- «Первый пограничный кадетский корпус Федеральной службы безопасности Российской Федерации
- ФГУ «Дальневосточное ОУМТ и ВС МВД России»
- УБЭП ГУВД по Волгоградской обл.
- ООО «СтройАтлант»
- УК «Калмнефть»
- «Урангео»
- Секретариат Совета Межпарламентской Ассамблеи государств – участников СНГ
- Ассоциация российских банков
- «Ямальский многопрофильный колледж"
- «Нижнекамский агропромышленный колледж»
- Муниципальное предприятие «Всеволожское предприятие электрических сетей»
- Управление по труду и социальной защите населения Администрации муниципального образования города Салехард
- ФГОУ СПО "Екатеринбургский экономико-технологический колледж"
- Газпромавиа
- Группа компаний "Стомус"
- ООО "НТМК-Энерго"
- ГДОУ детский сад №68
- и другие...
|
