Автоматизированная система управления взаимоотношениями с участниками крупных общественных мероприятий (АС "Форум")
Назначение АС "Форум".
Автоматизированная система управления взаимоотношениями с участниками крупных общественных мероприятий АС "Форум" предназначена для автоматизации деятельности организаторов форумов, конгрессов, съездов на всех стадиях их подготовки и проведения.
Основная ее задача - предоставить менеджерам оргкомитета удобные сервисы для взаимодействия с потенциальными участниками мероприятия от регистрации участника до обеспечения его необходимыми материалами и услугами в ходе проведения мероприятия.
В АС "Форум" реализован принцип клиентоориентированного подхода, согласно которому организаторы дорожат отношениями с каждым участником форума, т.к. именно от его мнения об уровне организации и содержания мероприятия зависит успех, а также перспектива проведения очередного форума (конгресса).
АС "Форум" позволяет организаторам решать следующие задачи:
На этапе подготовки Форума:
Сформировать базу рассылки для работы менеджеров с потенциальными участниками. При необходимости задействовать данные по участникам прошлых мероприятий;
Обеспечить учет результатов работы с каждым участником, т.е. формирование "истории взаимоотношений";
Просматривать поступающие заявки от потенциальных участников и принимать по ним решения о регистрации "де-юре";
Вести учет поступающих от участников и спонсоров платежей;
Формировать и вносить изменения в перечень предоставляемых участнику услуг (трансфер, аренда автомобиля, приглашение на банкет, билеты в театры, бронирование номера в гостинице и т.д., согласно заявленным сервисам), а также о его предпочтениях к участию в тех или иных официальных мероприятиях (круглых столах; дискуссиях, выставках и т.д.)
Формировать отчеты по текущей операционной деятельности;
Обеспечить оперативную публикацию списка участников на официальном сайте форума
Экспортировать данные о реквизитах организаций, которые осуществляют платежи в бухгалтерскую программу Орг.комитета.
АС должна предоставлять информацию имеющим право доступа к системе, в том числе удаленно, через интернет. Информация АС является основополагающей для планирования мероприятий по транспортной логистике, организации питания, проживания, обслуживания, и т.д.
<
Во время проведения Форума:
Обеспечить регистрацию прибывших участников. АС позволяет организовать удаленную регистрацию прибывших на мероприятие участников, гостей, журналистов, обслуживающего персонала. В залах регистрации разворачиваются десятки компьютеров, операторы которых получают ограниченный доступ к системе и выполняют операции фиксации участника и выдачи ему указанных материалов, документов, бейджа и т.д.
Фотографирование и выдача на печать форм бейджа, соответствующих статусу участника;
Учитывать текущее состояние запасов материалов, подлежащих выдаче участникам;
Учитывать вносимые прибывшими участниками платежи, формировать необходимые документы (договора и т.д.);
Формировать статистику по текущему составу участников;
Формировать отчеты по заявкам участников на посещение тех или иных мероприятий;
Формировать в самые короткие сроки итоговые отчеты для высшего руководства Орг. комитета;
Обеспечить оперативную публикацию списка участников на официальном сайте форума и в информационной системе, установленной для информирования участников.
На этапе подведения итогов:
Система формирует архив по данному мероприятию;
В системе имеется специально разработанный Генератор отчетов, позволяющий персоналу самостоятельно формировать итоговые отчеты в любых разрезах.
Средства и технологии разработки
Автоматизированная система "Форум" реализована как программное приложение на платформе Microsoft. В качестве сервера базы данных использована СУБД Microsoft SQL Server 2003. Клиентская часть приложения разработана с использованием программных средств разработки Microsoft Visual Basic. Все отчеты можно выгружать в приложения Microsoft Office.
АС "Форум" предоставляется на условиях аренды
АС "Форум" может быть установлена и подготовлена к эксплуатации только сотрудниками разработчика (ООО "Софт Трейд"). После подписания арендатором Акта о приемке АС "Форум" в эксплуатацию, вступают в силу гарантийные обязательства арендодателя. Порядок передачи АС в аренду, стоимость аренды и обязательства сторон, фиксируются в договоре аренды.
Стоимость аренды АС после завершения мероприятия, как системы для подведения итогов и архивации данных по прошедшему мероприятию, на 25% ниже, чем стоимость в период подготовки и проведения мероприятия.
В стоимость аренды включены услуги арендодателя по обучению персонала и развертыванию АС на сервере и рабочих станциях Штаба арендатора.
По желанию арендатора, компания "Софт Трейд" готова оказать дополнительные услуги по администрированию системы, доработке АС по частным Техническим задания, консультированию персонала в ходе эксплуатации. Данные услуги оказываются в рамках отдельного договора на авторское сопровождение АС "Форум".
АС "Форум" была разработана и внедрена в процессе подготовки и проведения Петербургского международного экономического форума в 1999-2005 годах (Санкт - Петербург, Таврический Дворец).
|
